Tienes uno, dos o tres empleados. Y cada mes llega ese momento en el que tienes que preparar las nóminas, cuadrar los números, presentar los seguros sociales y rezar para no haberte equivocado en algo.
Si alguna vez te has preguntado si lo estás haciendo bien, o si directamente no sabes por dónde empezar, este artículo es para ti.
Vamos a explicarte cómo hacer una nómina paso a paso, con los datos actualizados a 2026, los conceptos explicados en lenguaje normal y los errores más frecuentes que conviene conocer antes de cometerlos.
Qué es una nómina y por qué importa tanto hacerla bien
La nómina, técnicamente llamada recibo de salarios, es el documento que acredita el pago del salario a un trabajador.
No es solo un papel: es una obligación legal regulada por el Estatuto de los Trabajadores, y entregarlo correctamente cada mes es un deber del empleador.
En 2026 esto tiene más peso que nunca. Una sentencia reciente del Tribunal Supremo (STS 285/2026, de 24 de marzo) establece que ya no basta con incluir los conceptos salariales: la empresa debe explicar cómo se calcula cada importe de forma que el trabajador pueda entenderlo sin esfuerzo ni ayuda externa.
Eso significa que una nómina mal estructurada o con conceptos poco claros puede derivar en conflictos laborales, incluso si los números son correctos.
Una nómina mal elaborada puede costarte desde una sanción de la Inspección de Trabajo hasta una reclamación judicial del propio trabajador. Pero antes de llegar a ese punto, vamos a ver cómo se hace bien.
Qué necesitas tener claro antes de calcular una nómina
Antes de ponerte con los números, necesitas tener a mano cierta información que condiciona todo el cálculo. Si alguno de estos datos falla, la nómina saldrá mal aunque la fórmula sea correcta.
Del trabajador:
- Tipo de contrato (indefinido, temporal, fijo discontinuo) y jornada (completa o parcial)
- Categoría profesional y grupo de cotización
- Antigüedad en la empresa
- Convenio colectivo aplicable a su actividad
- Situación personal y familiar, imprescindible para calcular el IRPF correctamente (el trabajador debe haber entregado el modelo 145 con sus datos)
De la empresa:
- Código de cuenta de cotización
- Salario base pactado en contrato o marcado por convenio
- Complementos acordados: pluses, antigüedad, nocturnidad, incentivos…
- Posibles variables del mes: horas extra, ausencias, bajas
Con todo esto sobre la mesa, ya puedes empezar a construir la nómina.
Las partes de una nómina explicadas sin rodeos
Toda nómina española tiene una estructura estándar dividida en cuatro bloques. Conocerlos es la base para saber cómo hacer una nómina correctamente.
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Encabezado
La parte superior recoge los datos identificativos. Aquí debe aparecer:
- De la empresa: nombre o razón social, CIF, domicilio y código de cuenta de cotización
- Del trabajador: nombre completo, NIF, número de afiliación a la Seguridad Social, categoría profesional, grupo de cotización, antigüedad y tipo de contrato
- Período de liquidación: las fechas exactas que cubre esa nómina (habitualmente del 1 al 31 del mes)
Este bloque parece sencillo pero es donde más errores de forma se cometen, especialmente en empresas pequeñas que usan plantillas descargadas de internet que no recogen todos los campos obligatorios.
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Devengos: todo lo que el trabajador gana
Los devengos son la suma de todo lo que el trabajador ha generado ese mes, antes de aplicar ningún descuento. Se dividen en dos tipos:
Percepciones salariales: retribuyen directamente el trabajo y cotizan a la Seguridad Social:
- Salario base (el fijado en convenio o contrato)
- Complementos personales: antigüedad, idiomas, titulación
- Complementos por el trabajo: nocturnidad, peligrosidad, turnicidad
- Complementos por la situación de la empresa: plus de productividad, incentivos
- Horas extraordinarias
- Pagas extraordinarias o su parte prorrateada mensual
Percepciones no salariales: no retribuyen el trabajo directamente y, dentro de ciertos límites, no cotizan ni tributan:
- Dietas y gastos de desplazamiento justificados
- Plus de transporte o vestuario
- Indemnizaciones
La suma de todo esto da el total devengado, que es el salario bruto del mes.
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Deducciones: lo que se descuenta
Aquí están las cantidades que se restan al bruto antes de que el trabajador reciba su pago. Hay dos bloques principales:
Cotizaciones a la Seguridad Social a cargo del trabajador (2026):
- Contingencias comunes: 4,70%
- Desempleo: 1,55% (contrato indefinido) o 1,60% (contrato temporal)
- Formación profesional: 0,10%
- MEI (Mecanismo de Equidad Intergeneracional): 0,13%
- Total aproximado: 6,48% sobre la base de cotización
Si el salario supera los 5.101,20 € mensuales (base máxima de cotización en 2026), se aplica además una Cotización Adicional de Solidaridad sobre el exceso.
Retención de IRPF: Es el porcentaje del Impuesto sobre la Renta que la empresa retiene mensualmente en nombre del trabajador para ingresarlo a Hacienda.
No es un porcentaje fijo: depende del salario anual, la situación familiar, el número de hijos, la discapacidad y el tipo de contrato.
Puede ir desde el 2% hasta más del 30% según el caso. Por eso es fundamental que el trabajador haya entregado correctamente el modelo 145 antes de hacer la primera nómina.
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Bases de cotización y líquido a percibir
En la parte inferior de la nómina se detallan las bases de cotización, la cifra sobre la que se calculan las cuotas a la Seguridad Social, y finalmente el líquido a percibir: el importe que el trabajador recibirá en su cuenta.
La fórmula es siempre la misma:
Total devengado − Total deducciones = Líquido a percibir
Cómo calcular el IRPF de una nómina
Este es el punto que más dudas genera y donde más errores se cometen. El IRPF no es un porcentaje estándar que se aplica igual a todos: cada trabajador tiene un tipo de retención personalizado que depende de su salario anual proyectado y de su situación personal.
El proceso correcto es:
- El trabajador entrega el modelo 145 al inicio de la relación laboral (o cuando cambia su situación personal), comunicando su estado civil, número de hijos, discapacidad u otras circunstancias relevantes.
- La empresa, o su gestoría, calcula el porcentaje de retención aplicable usando las tablas de la Agencia Tributaria o el simulador oficial del Ministerio de Hacienda.
- Ese porcentaje se aplica mensualmente sobre la base sujeta a IRPF (que no siempre coincide con la base de cotización).
- Si cambian las circunstancias del trabajador durante el año, el porcentaje se recalcula.
Un error frecuente: aplicar un porcentaje de IRPF inferior al que corresponde porque «el trabajador lo prefiere así». Eso no exime a la empresa de responsabilidad ante Hacienda si la retención resulta insuficiente.
Lo que muchos empresarios no calculan: el coste real de un empleado
Este es uno de los datos que más sorprende cuando lo ves por primera vez. Un empleado no le cuesta a la empresa lo que aparece en la nómina como salario bruto.
La empresa también paga su propia parte de cotización a la Seguridad Social, que no se descuenta de la nómina del trabajador pero sí sale del bolsillo del empresario.
Las cotizaciones empresariales en 2026 representan aproximadamente un 30,4% adicional sobre la base de cotización:
- Contingencias comunes: 23,60%
- Desempleo (contrato indefinido): 5,50%
- FOGASA: 0,20%
- Formación profesional: 0,60%
- MEI: 0,58%
Ejemplo práctico
| Concepto | Importe |
| Salario bruto del trabajador | 1.800 € |
| Deducciones trabajador (SS + IRPF ~18%) | − 440 € |
| Salario neto (lo que cobra) | 1.360 € |
| Cotización empresarial (~30,4%) | + 547 € |
| Coste real para la empresa | ~2.347 € |
Es decir, un trabajador que cobra 1.360 € netos le cuesta a su empleador casi 2.350 € al mes. Entender este cálculo es fundamental tanto para gestionar bien la nómina como para tomar decisiones de contratación con los números reales sobre la mesa.
Novedades en nóminas para 2026 que debes aplicar ya
El año 2026 ha traído cambios importantes que afectan directamente a cómo hacer una nómina y que muchas pequeñas empresas todavía no han incorporado:
Reducción de jornada máxima a 37,5 horas semanales
Desde la entrada en vigor de la reforma, la jornada ordinaria máxima es de 37,5 horas. Esto afecta a los convenios que aún establecían 40 horas y al cálculo de las horas extra.
Actualización del SMI
El Salario Mínimo Interprofesional para 2026 debe reflejarse en todas las nóminas. Ningún trabajador puede cobrar por debajo de este importe, independientemente de lo que diga el convenio.
Nueva base máxima de cotización: 5.101,20 €/mes
Los salarios que superen esta cifra no cotizan por el exceso ordinario, aunque sí pueden estar sujetos a la Cotización Adicional de Solidaridad.
MEI actualizado al 0,13% (trabajador) + 0,58% (empresa)
Este mecanismo, que financia la hucha de las pensiones, sigue subiendo progresivamente.
Mayor control digital de la Inspección de Trabajo
En 2026 el cruce de datos entre el registro de jornada, los seguros sociales y las nóminas es más automático que nunca. Las inconsistencias se detectan antes y las sanciones llegan más rápido.
Errores frecuentes al hacer una nómina y lo que pueden costarte
La gestión de nóminas para empresas pequeñas es una de las áreas donde más infracciones se detectan, no por mala fe sino por desconocimiento o falta de actualización. Estos son los errores más habituales y sus consecuencias reales:
| Error | Consecuencia |
| No aplicar el convenio colectivo correcto | Diferencias salariales reclamables hasta 1 año + posible sanción grave |
| IRPF mal calculado o inferior al debido | Regularización con Hacienda + recargo sobre la diferencia |
| No actualizar el SMI en la nómina | Infracción laboral grave: hasta 7.500 € |
| Alta tardía en la Seguridad Social | Recargo retroactivo de la TGSS + sanción |
| No entregar la nómina al trabajador | Infracción leve: de 70 a 750 € por trabajador |
| Horas extra sin registrar ni reflejar en nómina | Infracción grave ante la Inspección de Trabajo |
| No aplicar la nueva jornada máxima de 37,5h | Conflicto laboral + posible reclamación por horas no compensadas |
| Bases de cotización mal calculadas | Reclamación TGSS con plazo de 4 años |
Un dato importante: la responsabilidad ante el trabajador y ante la Administración es siempre de la empresa, aunque la nómina la haya elaborado un tercero sin la supervisión adecuada.
Por eso, si delegas la gestión de nóminas, hazlo en profesionales que realmente se hagan responsables del resultado.
¿Vale la pena hacer las nóminas tú mismo?
Esta es la pregunta que más nos hacen cuando una empresa viene a vernos por primera vez. Y la respuesta honesta es: depende.
Si tienes un único empleado, un convenio sencillo y la situación personal del trabajador no cambia, hacer las nóminas tú mismo es posible con cierta dedicación y las herramientas adecuadas.
Pero hay un umbral a partir del cual el tiempo que inviertes, más el riesgo de cometer errores, supera con creces lo que cuesta delegar.
Piénsalo así: una pequeña empresa con tres empleados que tarda cuatro horas al mes en gestionar nóminas y seguros sociales, y que comete un error de convenio que no detecta hasta que la Inspección lo hace un año después, puede acabar pagando mucho más que lo que le habría costado una gestoría laboral desde el principio.
El punto de inflexión suele llegar cuando se suma alguno de estos factores: más de dos empleados, convenio complejo, trabajador con baja o incapacidad, cambio de condiciones contractuales, o simplemente que el tiempo dedicado a las nóminas empieza a quitarte tiempo del negocio.
Cómo gestionamos las nóminas en Assellob
En Assellob llevamos más de 25 años elaborando y gestionando nóminas para empresas y autónomos con trabajadores en Cornellà y el Baix Llobregat. No usamos plantillas genéricas ni automatizamos sin revisar:
Cada nómina pasa por un graduado social que conoce el convenio, la situación del trabajador y las novedades normativas vigentes.
El proceso es sencillo para el cliente: nos facilitas los datos del mes (incidencias, horas, bajas, altas), nosotros calculamos, revisamos y te enviamos las nóminas con suficiente antelación antes del día de pago.
Presentamos los seguros sociales, gestionamos los modelos de IRPF (111 y 190) y te avisamos de cualquier cambio normativo que afecte a tus trabajadores antes de que lo detecte la Inspección.
Si tienes dudas sobre si lo que estás haciendo ahora mismo está bien hecho, podemos revisarlo sin compromiso.
Habla con nuestro equipo laboral →
Assellob — Gestoría laboral en Cornellà de Llobregat · Av. Pau Picasso 46-48, 08940 Barcelona · 934 742 837
